Secretaria Bilingüe – Trabaja Global

Compañía global dedicada a diseñar, proveer y prestar servicios de sistemas para generación, transmisión y distribución eléctrica, se encuentra en búsqueda de una Secretaria/o Bilingüe

Funciones:

Efectuar la recepción y distribución de la documentación comercial, financiera y operativa del proyecto al interior de la empresa

Gestionar los permisos de empleados, empresas contratistas, visitas externas para el correcto ingreso a los talleres o sitios

Responsable del manejo, control y rendición de la caja chica del sitio

Emisión de las Solicitudes de pedido del proyecto

Realizar el seguimiento de las facturas pendientes de pago

Apoyo en los procesos de auditorías tanto internas como externas con la preparación y el envío de la documentación necesaria para cumplir satisfactoriamente con la revisión solicitada

Emisión del listado de personal vigente a informar mensualmente al Cliente, indicando el personal finiquitado y contratado

Responsable de realizar los pedidos de materiales y consumibles de oficina (Librería, Cafetería, otros)

Responsable de mantener actualizadas las carteleras de los sitios con todas las comunicaciones internas de la compañía

Acompañar las gestiones de ingresos de personal del taller

Responsable del seguimiento y archivo de la documentación contractual y administrativa de cada trabajador de los Proyectos como:

Contrato de Trabajo, Finiquitos, Comprobantes de Vacaciones firmados, Liquidaciones de Sueldo, Certificados de capacitaciones realizadas, Hojas de Tiempo firmadas, etc.

Control y seguimiento de toda la documentación médica entregada por los trabajadores para la tramitación ante SURA de los reembolsos correspondientes al Convenio vigente.

Responsable de emitir el documento y posterior envío a RRHH del "Comprobante de Movimiento, Traslado y Finiquito del Personal" para todas las áreas del Proyecto

Apoyo a RRHH en iniciativas de acciones para días especiales como Navidad, Fiestas patrias, Cumpleaños, etc.

Responsable del manejo del sistema de presencia:

Ingreso de todas las ausencias generadas en los proyectos. Ejemplo: vacaciones, licencias médicas, permisos administrativos, etc.

Enrolamiento del personal

Impresión de hojas de tiempo

Gestión y retiro de credenciales, entrega al trabajador con firma de recepción conforme y archivo en carpeta individual

Coordinación de usos de salas de reuniones

Control del personal de aseo externo a Alstom, control de documentación, etc.

Requisitos para Postular:

Mínimo cinco (años de experiencia en posiciones similares

Inglés Técnico

Manejo de Excel y capacidad para usar paquetes de MS Office

Formación profesional o técnica, del área administrativo o afín

Información General:

Horario: Lunes a Viernes

Jefatura: Jefe de Proyecto (Project Manager)

Lugar de trabajo: Las Condes

Sueldo $871.000

Beneficios:

Colación

Gratificación legal

Aguinaldo en fiestas patrias y navidad proporcional a la fecha de ingreso